INVENTARIO DE ACTIVO FIJO PUNTOS CLAVE E IMPORTANCIA
SERVICIOS INDUSTRIALES
¿Qué es el activo fijo de una empresa?
El activo fijo son aquellos bienes con los que cuenta una empresa pero, que no pueden ser vendidos en un corto plazo, ya que estos son importantes para el funcionamiento adecuado de la compañía, estos activos pueden ser tangibles o intangibles y también pueden considerarse las inversiones que se realicen dentro de la empresa.
¿Cuántos tipos de activos fijos hay?
- Activo fijo: Todos aquellos bienes permanentes que adquiere y con los que cuenta una empresa y que son utilizados tanto por su personal como por sus clientes.
- Terrenos con los que cuenta la empresa.
- Edificios que forman parte de la empresa.
- Maquinaria, equipo de producción, equipo de transporte, maquinaria pesada, equipo de cómputo y otros.
- Herramientas y otro equipo de operación.
- Moldes, troqueles, negativos y otras partidas análogas
El activo fijo será así el tipo de activo ideal para la realización de un inventario de activo fijo.
Es importante denotar la diferencia que existe en los diversos tipos de activo fijo, los cuales se encuentran divididos en:
- Activo fijo tangible: Son todos aquellos bienes materiales de una empresa, es decir, que pueden tocarse.
- Activo fijo intangible: Se refiere a todos aquellos bienes y derechos de una empresa que no se encuentran físicamente dentro de ella. Algunos ejemplos de este tipo de activo fijo son las marcas, permisos, franquicias, derechos de autor o patentes.
¿En qué consiste el inventario de activos fijos?
Un inventario de activos fijos consiste en un análisis técnico que tiene la función de informar detalladamente el estado y la ubicación de los objetos que son propiedad de una empresa. Para la realización de este trabajo es necesaria una inspección física de cada uno de los activos que se deseen controlar e inventariar, tomando en cuenta las características específicas de cada uno de los activos y que de esta forma se pueda realizar una comparación dentro de los registros que haya anteriormente en la empresa o bien que se vayan a generar por primera vez.
¿Cuáles son las ventajas que tiene un inventario de activos fijos?
Un inventario de activos fijos bien realizado puede facilitar cualquier proceso de compra o actualización de equipo, reordenamiento o cambio de domicilio de una empresa, puede además brindar información precisa que ayude a calcular la depreciación de los activos; con esta información, una empresa puede reducir costos al conocer aquellos activos que aún tengan vida útil.
Asimismo, un inventario de activos permite detectar, activos inexistentes, defectuosos, que necesiten reparaciones, reubicados o vendidos; además de poder así, ayudar a reducir robos de activos, pues se conocería su ubicación y condiciones específicas.
¿Qué elementos se consideran en un inventario de activos fijos?
Algunos de los datos que deben de tomarse en cuenta en un inventario de activos son los siguientes
- Ubicación dentro de la empresa: Esto es importante ya que en ocasiones los activos de una empresa son prestados o movidos de un lugar a otro.
- Centro de Costos
- Descripción detallada del activo: Se toma en cuenta el modelo, la marca, número de serie,
- Estado de conservación: Analiza si el activo se encuentra en un buen estado o si presenta daños o reemplazos en piezas.
- Responsable o encargado del activo
- Antigüedad: Esto ayudará a conocer la vida útil con la que cuenta el activo y en cuanto tiempo deberá de ser reemplazado o recibir mantenimiento.
- Fotografía actual del activo: Al realizar el inventario es importante que se tengan fotografías actualizadas de los activos para considerar su estado.
¿Qué aspectos se consideran en el inventario de activos fijos?
Todo cuenta como activo fijo
El encargado de realizar el inventario de activos fijos tomará en cuenta el 100% de los activos que hay en la empresa, ya que dentro de este inventario se incluyen tanto los dispositivos electrónicos, la maquinaria, el mobiliario y la propiedad intelectual de la empresa.
Marca el inventario con placas y etiquetas
El marcado con placas y etiquetas es importante ya que ayudará a identificar el activo de una forma más rápida y sencilla gracias a la información que se almacena, en Syvaprec contamos con un sistema que te permitirá otorgarle a tus activos las placas o etiquetas que se requieran para un correcto marcado de todos tus activos.
Identifica los activos externos a la empresa
Identificar los activos que hayan sido prestados o donados te ayudará a tener un mejor inventario, ya que estos no intervendrán en los registros contables.
Clasifica los activos
Es importante que los activos estén clasificados por marca, tipo de activo, área de trabajo y características, con esto podrás tener un mejor control de los activos con lo que cuenta tu empresa y podrás identificarlos de una forma más rápida y eficiente.
Pregunta por los lineamientos que existen en la empresa
La empresa deberá proporcionar sus lineamientos y políticas de activos fijos, principalmente de acuerdo al costo de adquisición del activo y la fecha de capitalización.
¿Cuál es el proceso para realizar un inventario de activos fijos?
- Identificación de los bienes
Si contamos con un inventario de activos fijos antecedente, podemos considerarlo al iniciar el nuevo control de activos fijos. Nos permitirá incluir los bienes adquiridos recientemente o retirar los que ya no forman parte de nuestros activos. No podemos omitir los bienes recientemente facturados que aparecen en nuestro listado contable.
Es importante definir el tiempo que tomará iniciar y concluir el control de activos fijos. Si no se cuenta con las herramientas adecuadas, será necesaria la ayuda de expertos en control de activos fijos para realizar un nuevo inventario.
- Levantamiento para el control de Inventario de activos fijos si no existen antecedentes.
Realizando un levantamiento físico por cada bien, actualizaremos la base de datos de los bienes considerados en el control de activos fijos. Se pueden etiquetar y plaquear, para su identificación. Por lo cual es necesario contar con la marca, modelo, números de serie y toma fotográfica que sirve como evidencia de que se ha identificado cada activo.
- Integración documental
En primordial que el departamento de finanzas proporcione un listado contable de todos los bienes para conciliarlo contra facturas: No todos los bienes se encuentran contablemente reflejados, ya sea debido a los montos o que se encuentren como bienes controlables.
Realizado el levantamiento físico y la integración documental del listado contable, se crea un reporte de conciliación, el cual tendrá la información de:
- Altas
- Bajas
- Bienes controlables.
- Pendientes que sean sugeridos para control interno del control de activos fijos.
- Tener las herramientas necesarias para realizar el control e inventario de activos fijos en tiempo y forma.
Es necesario dar a conocer las actividades que se llevarán a cabo durante el tiempo que requiere esta tarea. El personal de la empresa no suele estar enterado por completo sobre el proceso de control de activos fijos. Es preferible que, si se cuenta con ayuda de expertos, estén en todo momento durante los recorridos. Para despejar dudas o resolver problemáticas que se presenten durante el proceso.
- Cierre del control de activos fijos
Concluidos el proceso, se realiza una revisión aleatoria para evitar omisiones y asegurarse de que todo esté contemplado en el control de activos fijos.
Se crearán reportes de levantamiento físico de los bienes y reportes de conciliación, los cuales contendrán los resultados finales del control de activos fijos.
¿Cuántos tipos de inventario de activos fijos hay?
Estos son algunos ejemplos de tipos de inventarios:
Inventario físico:
Consiste en la comprobación de la cantidad de registros que están en una base de datos con una inspección física y real de lo que se encuentra en la empresa.
Inventario periódico o intermitente:
Este tipo de inventario se realiza cada cierto tiempo. Esto presenta ciertas ventajas y desventajas, por un lado, el costo de este tipo de inventario suele ser bajo; por otro lado, podría resultar en la inexactitud de datos en los periodos de tiempo en los que no se dé seguimiento al inventario. Por esto, es recomendado no descuidar este apartado.
Inventario perpetuo o permanente
Gracias a aplicaciones informáticas, es posible la actualización constante y automática de las cuentas y bases de datos de inventarios. Dichas aplicaciones monitorean instantáneamente cada movimiento que se realice cada activo y tienen la capacidad de enviar actualizaciones electrónicas de las bases de datos en cualquier lugar, así, se garantiza el conocimiento exacto y preciso de cada activo que exista en una empresa. Es importarte aclarar que a pesar de las ventajas que tiene este tipo de inventario, será necesario llevar a cabo un inventario físico de los activos en un momento determinado.
¿Cuáles serían las posibles consecuencias de un mal inventario de activos fijos?
Desde malas inversiones en compra o actualización de equipo, hasta pérdidas por no conocer aquello con lo que se cuenta debido a un posible deterioro, extravío o robo de activos; un mal inventario de activos puede llegar a tener repercusiones severas a una empresa si decide no darle la importancia y la inversión necesaria para poder controlar cada uno de sus activos, puede resultar incluso en un defectuoso servicio a los clientes de una empresa, pues al desconocer lo que realmente se tiene, no es posible hacer planificaciones eficientes para cumplir con lo que solicitan los posibles clientes de una empresa.
¿Cuáles son las ventajas de tener un inventario de activos fijos en una plataforma o software?
Apoyarte de un buen software para realizar el inventario de activos fijos que tiene tu empresa te ayudará a que puedas llevar de una forma más ordenada el control de los activos que existen en la empresa ya que con un software como el SAAF te puede ayudar a que tengas toda la información en un sólo lugar, este programa te ayudará a tener las fotografías de los activos, agregar las facturas, tener el número de inventario, llevar el historial de cambios, generar códigos de barra y QR, conocer en que momento realizar el mantenimiento de los activos a través de las alertas de mantenimiento, entre otras funciones que te ayudarán más.
Toda la información de activos fijos de la empresa puede visualizarse desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, haciendo realidad la gestión de los activos fijos con una planeación independiente o con ayuda de expertos.
