CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
SERVICIOS INDUSTRIALES
La importancia del control de activo fijo es reunir toda la información de manera detallada del estado de los activos y que, al realizar una consulta, permita una mejor toma de decisiones para la empresa.
Cuando se planea realizar el control de activo fijo anualmente, es muy importante tener claro cómo es que se inicia el proceso. Primero debemos identificar todos los bienes que serán incluidos en el control de activos fijos, para ello podemos crear un listado básico en Excel que incluya todas las características de los bienes, ubicaciones y un total de ellos, o contar con los registros y/o facturas de nuestro listado contable.
Esto no es una tarea fácil, debe involucrarse a todo el equipo de trabajo y al personal a cargo del uso de los bienes, si se trata de maquinaria y equipo, mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte, para que conozcan las acciones que se llevarán a cabo, ya que la mayor parte del proceso no puede realizarse sin tener a mano toda la información de los bienes que se tomarán a consideración.
Proceso de control de activo fijo
Para poder realizar un control de activo fijo de manera adecuada existen una serie de procedimientos o etapas que se realizan a partir del momento en que se solicita el servicio, dichas etapas son:
- Etapa de control de inventario de activo fijo
- Etapa de Integración Documental (Modificación del Listado Contable con Soporte Documental)
- Etapa de Conciliación Físico – Contable
En estas etapas se realiza un control de diferentes aspectos dentro de la empresa que ayuden a realizar un control de activos de la empresa de la mejor manera posible.
Control de Activo Fijo Integral
Aquí se busca la obtención de toda la información de los activos que existen dentro de la empresa, por lo que es importante y necesario que la empresa proporcione toda la información acerca de los activos y que esta pueda ser consolidada, es por esto que aquí se realizan varios puntos de control.
I. Etapa de control de inventario de activo fijo
Busca reunir de manera detallada toda la información que exista de los activos, esto de manera detallada y con el propósito de que se puedan tomar decisiones dentro de la empresa, para realizar esto se requieren realizar una serie de pasos que permitirán obtener toda la información necesaria para un correcto levantamiento de inventario.
- Requisitos: Nuestro personal se encarga de revisar la forma en la que se encuentra distribuida la planta o la empresa a la que se le va a realizar el control de activo fijo, lo que permitirá elaborar un plan de trabajo detallado donde se tomarán en cuenta los siguientes aspectos:
- Layout previamente autorizado (activos y bienes controlables)
- Política de capitalización
- Recorrido a la planta
2. Inventario y Plaqueo: En caso de que no se tenga un inventario anterior, nuestros socios se encargan de realizar el levantamiento físico, o en su caso integrar y actualizar la información que se tenga de un inventario previo, además se realiza la colocación de placas y etiquetas y se asigna un número de activos.
3. Captura de inventario: En esta etapa nuestro equipo realizará la captura de los datos que se hayan obtenido en el layout autorizado previamente, después se realizará una revisión y se corregirá la captura de datos en caso de ser necesario, asegurándonos de que todos los activos se hayan ingresado de manera adecuada al sistema, lo cual nos permitirá obtener la base de datos física del inventario de los activos.
4. Cierre de etapa: En esta última etapa se realizará una revisión aleatoria de los activos con el coordinador de la empresa de manera que se pueda comprobar que no existan omisiones y al corroborar la información se firmará una carta de terminación y aceptación de la etapa de inventario entre los coordinadores.
II. Etapa de integración documental (Modificación del Listado Contable con Soporte Documental)
Este punto busca que se genere una base en la cual se identifiquen los registros contables que tengan soporte documental, dicho soporte puede incluir: facturas, órdenes de compra, entre otros. Esto se divide en las siguientes etapas:
III. Etapa de Conciliación Físico – Contable
Busca y localiza la correspondencia de los registros pertenecientes a la base de datos que resulta del inventario físico y la coteja contra uno o más registros del listado contable, esta actividad es un punto indispensable, ya que culmina con el control de los activos.
Esta etapa realiza los siguientes pasos:
- Requerimientos: Es indispensable que se tenga la base de datos del inventario, al igual que el listado contable modificado.
- Proceso de conciliación Físico – Contable
- Tipos de conciliación: 100%, Símil y Conta.
- Activos físicos no conciliados (altas)
- Registros no conciliados: bajas y pendientes.
- Primer reporte de conciliación (cuadros analíticos)
- Revisión y análisis de pendientes por conciliar.
- Cierre de Etapa: Se realiza la toma de decisiones sobre los pendientes, se da el visto bueno de la conciliación y se firma de conformidad.
Al finalizar las etapas se realiza la entrega del control de activos en una USB, vía correo electrónico o en un CD en la que se incluye la base digital (inventario, integración y conciliación) y de manera impresa se entrega el reporte de aclaración en la que se anexa la carta de terminación al igual que el reporte final y las etiquetas o placas sobrantes.
Otros Servicios para el Control de Activos Fijos
| Mantenimiento del Control de Activo Fijo |
| Revisión anual de altas físicas y bajas contables. |
| Actualización de Valores (B10, C-15, C-6). |
| Outsourcing. |
| Manuales CAF. |
| Software de Administración de Activos Fijos |
| Software SAAF para la administración y control de activo fijo. |
Beneficios del control de activo fijo
Uno de los grandes beneficios que otorga el control de activo fijo es que permitirá que las empresas puedan conocer de forma detallada el estado en el que se encuentran los activos o bien donde están localizados, sobre todo si son activos que se encuentran en constante movimiento al ser prestados o ir de una empresa a otra, además permitirá que puedas identificar cuando un activo necesita ser reemplazado o bien que vaya a requerir mantenimiento.
Otro de los beneficios que brinda llevar un control de activo fijo de forma adecuada es que, al tener un control constante, puedes ahorrar mucho tiempo a diferencia de esperar muchos años en realizarlo, ya que esto puede llegar a generar pérdidas a la larga sin que te estés dando cuenta de estas.
Además de estos beneficios de manera interna, la empresa podrá utilizar la información para usos como: control interno, finanzas, mantenimientos, seguros y compras, además estos documentos sirven como apoyo a las empresas aseguradoras, permite localizar los activos de manera rápida los activos por la base de datos y diversos movimientos, maximizar el uso de los activos y saber cuándo se deberán de sustituir, además contar con una base de datos depurada con cifras reales y la generación de vales de resguardo.
Algunos de los procesos que logra optimizar la gestión de activo fijo son:
- Gestión financiera: Facilita la precisión en la contabilidad al mantener registros actualizados de los activos fijos, esto ayuda en la evaluación precisa de la depreciación, el cálculo de impuestos y la valoración de los activos en los estados financieros.
- Planificación presupuestaria: Permite una planificación más precisa al prever gastos futuros asociados con la adquisición, mantenimiento y actualización de activos fijos, ayuda a evitar gastos imprevistos y a asignar recursos de manera más eficiente.
- Eficiencia operativa: Ayuda a optimizar el uso de los activos fijos existentes al identificar activos subutilizados o que podrían necesitar mantenimiento y evita la compra innecesaria de activos redundantes.
- Cumplimiento normativo y legal: Facilita el cumplimiento de regulaciones contables, fiscales y de reporte, asegurando que la organización esté en conformidad con los requisitos legales y normativos en cuanto a la gestión y reporte de activos.
- Toma de decisiones estratégicas: Proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas al ofrecer datos sobre la vida útil restante de los activos, su depreciación, y la necesidad de actualización o reemplazo, lo que ayuda a planificar inversiones futuras de manera más informada.
- Control de riesgos y seguridad: Permite un mejor control sobre la ubicación y estado de los activos, lo que reduce el riesgo de pérdida, robo o mal uso. Además, facilita la implementación de medidas de seguridad y prevención de pérdidas.
Uso de software de control de activos fijos
Hoy en día existen programas especializados en el control de activos fijos que llevan a cabo el proceso de manera más rápida y eficiente, los cual nos permite también llevar un mejor control de los activos fijos de la empresa.
Un ejemplo de este tipo de softwares es el SAAF (Software de Administración de Activos Fijos). Este genera un ambiente amigable y fácil de manejar, además es muy útil para el control y gestión de activos fijos de la empresa o múltiples empresas.
Incluye funciones como:
- Importar y exportar bases de activos fijos.
- Historial de cambios por activos fijos.
- Alta de fotografías, facturas y documentos de los activos.
- Vales de resguardo por usuario.
- Generación de códigos de barras y QR.
Toda la información de activos fijos de la empresa puede visualizarse desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, haciendo posible gestionar los activos fijos con una planeación propia o con ayuda de expertos.
¿Qué beneficios brinda el SAAF?
| Optimización de la administración de los activos fijos | Catálogo único de activos fijos | Recepción rápida y ordenada de nuevos activos |
| Clasificación de activos fijos por ubicación física y/o centro de costos | Precisión de los cálculos contables | Fácil manejo del historial de los activos fijos |
| Mejorar la negociación de sus primas de riesgo con compañías aseguradoras. | Comprobar la existencia física de los activos con mayor confianza y objetividad en los resultados. | Conocer el capital invertido real para futuras inversiones o decisiones. |
Nuestro valor agregado
Personal altamente cualificado
Nuestro personal se encuentra altamente capacitado y con todas las certificaciones necesarias para brindarle un servicio integral y con todas las herramientas necesarias para poder cumplir en tiempo y forma con el plan de trabajo.
Entrega en tiempo definido y garantía
Tanto el previo del avalúo y el reporte final se entregan en el plan original sin demora alguna.
Valuación Control de Activo Fijo
En caso de requerirlo, podemos realizar el avalúo de sus bienes , determinando el valor que realmente reflejan sus activos por normas nacionales e internacionales. C-15 y C-6 NIC 36 y NIC -16
Diseñado para fortalecer el control de los activos fijos de la empresa.
¿Qué es la auditoría de activos fijos?
La auditoría de activos fijos es un proceso fundamental para las organizaciones que desean asegurarse de que sus registros contables y físicos de activos fijos estén alineados, el objetivo principal de una auditoría de activos fijos es verificar la existencia física de los activos, su estado, ubicación, y la precisión de la información contable relacionada con estos activos.
Proceso de auditoría de activos fijos
Preparación y planificación: Antes de iniciar la auditoría, se debe establecer un plan detallado que incluya los activos a auditar, los procedimientos a seguir, el personal asignado y los recursos necesarios.
Revisión de documentación: Se examinan los registros contables y documentación relacionada con los activos fijos, como los registros de adquisiciones, depreciación, movimientos y disposiciones, verificar la exactitud de la información y se reconcilian discrepancias, si las hubiera.
Verificación física: Se realiza la verificación física de los activos. Los auditores comparan los activos registrados en los documentos con los activos reales presentes en las instalaciones, esto puede involucrar la identificación y el etiquetado de activos, el uso de tecnologías como RFID o códigos de barras, y la inspección visual de los activos.
Evaluación de condiciones y valoración: Durante la auditoría, se evalúa el estado y la condición de los activos, se puede realizar una evaluación para determinar si los activos están en buen estado, en funcionamiento o si necesitan reparaciones. Además, se pueden valorar los activos según su valor contable, valor de mercado o valor de reposición.
Reconciliación y informe: Después de completar la auditoría, se comparan los resultados de la verificación física con los registros contables, se documentan las discrepancias y se investigan las razones detrás de las diferencias encontradas, finalmente, se genera un informe de auditoría que resume los hallazgos y las recomendaciones para corregir cualquier discrepancia o mejorar los procedimientos de control de activos.
En Syvaprec nos comprometemos realizar el control de activos fijos de su empresa, ya que contamos con personal altamente calificado y con los conocimientos técnicos necesarios para llevar a cabo el proceso, tenemos las herramientas tecnológicas más actuales en la toma física de inventarios y codificaciones en etiquetas para cualquier tipo de activo.
Toma el control de los activos fijos de tu empresa y obtén mayores beneficios.
